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Compliance-Richtlinie für die Tönjes Holding Aktiengesellschaft

Einleitung

Zur Erfüllung dieser Aufgabe soll die Compliance - Richtlinie unser ethischer und rechtlicher Kompass sein. Sie enthält die grundlegenden Regeln für unser Verhalten innerhalb der Tönjes Holding AG sowie alle Unternehmen, die von der Tönjes Holding AG betreut und verwaltet werden, als auch gegenüber unseren Geschäftspartnern und der öffentlichkeit.

Der Aufsichtsrat erwartet von jedem Mitarbeiter und im besonderen Maße von den Führungskräften der Tönjes Holding AG, dass die Compliance - Richtlinie strikt eingehalten wird.

Bedeutung

Compliance bedeutet die Einhaltung der Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen.
Soweit in den einzelnen Unternehmen überwachungs-, Controlling- oder Qualitätsmanagementsysteme vorhanden sind, sollen die Compliance-Richtlinien in diese Systeme einfließen. Bei weitergehenden Fragen muss entsprechender Rechtsrat beim jeweiligen Vorgesetzten oder der Fachabteilung eingeholt werden.

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter und Organmitglieder der Tönjes Holding AG, nachfolgend Mitarbeiter genannt.

Ziele der Richtlinie

Diese Richtlinie dient der Vorbeugung von Verstößen gegen gesetzliche Bestimmungen, insbesondere dem Wettbewerbsrecht und internen Richtlinien in den Unternehmen der Tönjes Holding AG. Ihr Ziel ist es, über die wichtigsten Verbote des Wettbewerbsrechts aufzuklären und klare Verhaltensanforderungen aufzustellen, um Verstöße zu verhindern.

Gegenseitiger Respekt und Offenheit

Die Beziehungen zwischen Vorstandsmitgliedern, Führungskräften und Beschäftigten wird auf allen Ebenen, in allen Unternehmensbereichen und allen Regionen von gegenseitigem Respekt, Offenheit, Ehrlichkeit und dem gemeinsamen Verständnis vertrauensvoller Zusammenarbeit geleitet werden. Gegenseitiges Feedback sowie eine aktive und offene Kommunikation prägen unseren Umgang.

Verbot von Bestechung und Korruption

Amtsträgern, Mitarbeiter oder Unternehmensvertreter für die Vornahme oder Unterlassung
einer Amtshandlung oder Tätigkeit einen persönlichen Vorteil anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren ist strikt verboten. Dies umfasst auch Bestechungshandlungen mit Hilfe von
anderen (z.B. Agenten, Beratern, Vermittlern und Freunde) durchführen zu lassen sowie unrechtmäßige Handlungen anderer Personen zu unterstützen.

Verhalten gegenüber Wettbewerbern

Das Wettbewerbsrecht und das Kartellrecht sind zu beachten. Es dürfen keine Preise, Mengen und Konditionen mit Wettbewerbern abgesprochen werden. Absprachen mit Wettbewerbern über eine Marktaufteilung sind nicht zulässig. Generell sind Kontakte zu Wettbewerbern auf das absolut notwendige Minimum zu beschränken.

Standards für Rechnungslegung und Berichtswesen

Die Tönjes Holding AG stützt ihre Entscheidungsprozesse auf die Richtigkeit und Genauigkeit der Aufzeichnungen des Rechnungswesens. Besondere Bedeutung hat dabei die vertrauliche Behandlung von Sicherheits- und Personaldaten sowie von Rechnungs- und Finanzdaten. Alle geschäftlichen Vorgänge müssen in unseren Büchern nach Maßgabe festgelegter Verfahren und Prüfungsgrundsätze und allgemein anerkannter Grundsätze der Rechnungslegung ausgewiesen werden. Diese Aufzeichnungen beinhalten die notwendigen Informationen über die jeweiligen Transaktionen.

Geschenke und Vorteile

Geschenke und sonstige Vorteile sind gestattet, wenn sie geschäftsüblich und ethisch
einwandfrei sowie von der Geschäftsleitung genehmigt sind. Keiner unserer Beschäftigten darf von Kunden, Lieferanten oder sonstigen Geschäftspartnern Geschenke oder sonstige persönliche Vorteile einfordern. Die Annahme sowie die Vergabe von Geschenken und sonstigen Vorteilen ist insbesondere untersagt, wenn sie geeignet erscheint, anstehende unternehmerische Entscheidungen zu beeinflussen oder gegen ein Gesetz, eine Regelung oder Richtlinie verstößt.

Arbeitssicherheit, Umweltschutz und Datenschutz

Im Interesse der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter und Besucher hat jeder Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz die geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards zur Arbeitssicherheit einzuhalten.

Jeder Mitarbeiter ist für den Umweltschutz in seinem Arbeitsbereich mitverantwortlich und verpflichtet, die Gesetze, Vorschriften und Standards zum Umweltschutz einzuhalten.

Personenbezogene Daten dürfen nur gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen erhoben, genutzt und aufbewahrt werden. Firmen- und geschäftsbezogene Daten sind vertraulich zu behandeln.

Meldung eines Verstoßes

Sollten Sie Kenntnis von einem möglichen Verstoß gegen diese Richtlinie erhalten, ermutigen wir Sie, dies mitzuteilen. Sie können sich an Ihre Vorgesetzten, die Geschäftsführung oder den Compliancebeauftragten Herrn Mehrtens (Tel: 04221/795-440, Mail: a.mehrtens@toenjes-holding-ag.de) wenden.

Bei Verstößen gegen diesen Verhaltenskodex wird die Geschäftsführung aktiv und ergreift angemessene Maßnahmen zur ordnungsgemäßen Klärung. Vorrangig wird hierzu dem betroffenen Mitarbeiter die Bedeutung der Einhaltung der zuvor genannten Grundsätze ausführlich erläutert. Wiederholte Verstöße gegen diese Richtlinie führen zu arbeits- oder disziplinarrechtliche Maßnahmen.